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Impresión de Informes

De poco estaríamos hablando si no dispusiéramos de la herramienta más potente de Heladcon. La Impresión de documentos e informes de absolutamente todos los registros detallados del trabajo del heladero.

image0228Ya no solo por nuestro propio control interno, sino que de cara a las inspecciones técnico sanitarias, es la herramienta ideal para acceder en cuestión de segundos a todos y cada uno de los informes y listados posibles que nos pueden ser solicitados.

A ello unimos un módulo especial interno para el heladero, de informes y estadísticas muy precisas entre fechas sobre ingredientes, sabores, etc, la potentísima herramienta Mi Arcón de Documentos, que nos permitirá archivar en Heladcon todos los documentos digitales, sean del ámbito que fuesen, así como el módulo de consulta e impresión de la Clasificación detallada de los Helados en base a la legislatura vigente.

 

Informes para las Inspecciones Sanitarias

Con todos los filtros posibles para listar nuestros informes de cara a una Inspección Técnico Sanitaria o para nuestra propia información, disponemos de una amplia variedad de opciones de impresión, para cuando necesitemos pasar a papel los registros tanto de elaboración como de autocontrol en base a los datos suministrados al programa en nuestro trabajo diario.

Por supuesto todos estos filtros y listados no solo nos permiten ser impresos, sino también poder únicamente visualizarlos en pantalla, o importarlos a Microsoft Excel, a Microsoft Word, a formato HTML (formato web) a PDF,...etc.

Como ya sabemos, Heladcon tiene una integración total con el paquete ofimático Microsoft Office, pudiendo importar sin ningún problema todos estos ficheros e informes que el programa emite.

INSPECCION

En Heladcon, desde su aparición, siempre hemos defendido el hecho de que le heladero no tenga que almacenar ni preocuparse por el archivo de los papeles en su establecimiento, image0228con el consiguiente ahorro en tiempo y en espacio que supone el tenerlo todo a un solo click del ratón.

Todos y cada uno de ellos, como hemos comentado, se pueden filtrar, no sólo por fechas, sino por otra serie de filtros opcionales que Heladcon proporciona al usuario. Esta es la herramienta que hace verdaderamente potente a Heladcon. No tener ni un solo papel archivado y sin embargo tenerlos todos al alcance de la mano con un solo click de ratón.

 

Emisión de Informes para el Heladero

Para la ayuda de estadísticas e informes de consumo del negocio heladero, se ha establecido este módulo únicamente para uso interno del heladero, el cual le permitirá conocer con todo lujo de detalles toda la producción realizada entre fechas, el consumo desglosado y total de un ingrediente concreto en un período que establezcamos, la cantidad de ingredientes, o de un ingrediente concreto utilizado para la elaboración de una base, las producciones que hemos realizado y el total de ellas, la cantidad de cubetas o envases que se han producido, el inventario del almacén, etc, etc, etc.

Por ejemplo, imagínese que usted desea conocer que cantidad de azúcar consumió en un período determinado o en la campaña anterior. O que cantidad de ingredientes ha utilizado en la elaboración del helado de Turrón en un periodo concreto.

También en esta pantalla se amplían las posibilidades de impresión de los informes de entrada o registro de mercancías, pudiendo estar estos agrupados por ingredientes, por proveedores, por fechas de entrada o por fechas de caducidad.

Las posibilidades de esta pantalla de gestión son inmensas:

INFINTERNO

  

Mi Arcón de Documentos

Heladcon incorpora una sencilla pero potentísima herramienta. La Gestión Documental. Precisamente para aquello que tanto defendemos: Un establecimiento sin papeles, sean del índole que fuesen. La Gestión Documental nos permite almacenar archivos en nuestro Pc, de forma que con un solo click del ratón podemos recupérarlo desde Heladcon, bien para visualizarlo, para modificarlo... para lo que deseemos.

El programa nos permite crear una base de datos de documentos en tres tipos de formatos: formato Excel, formato Word y formato PDF (Acrobat Reader).

Todos ellos se irán almacenando en nuestro listado (que podemos ver en el gráfico adjunto), de forma que con solo pulsar el icono del programa correspondiente a ese documento situado a la derecha del listado, se nos abrirá automáticamente para su consulta o modificación. Por supuesto podemos incluir tantos documentos como deseemos, darle un nombre y opcionalmente una descripción mas detallada si así lo deseamos. Podemos igualmente agrupar los documentos por familias, para de esta forma optimizar su búsqueda y la organización de los documentos introducidos en el Arcón.

Heladcon suministra el programa precargado con los siguientes documentos:

  • Guía del Heladero
  • Autocontrol adaptado al proceso de fabricación
  • Cuadro de Gestión nº 1
  • Cuadro de Gestión nº 2
  • Limpieza, Higiene y Esterilización.  

 

Clasificación detallada de los Helados

Esta opción del menú ofrece al heladero la información legislativa referente a los distintos tipos de helados, con la proporción de materias grasas, proteínas, frutas, pesos estipulados, etc.

Para comodidad del heladero, la información, o bien la podemos consultar en pantalla o si lo deseamos imprimirla.

Consideramos que es una información de interés general que todo heladero debe de tener en su establecimiento.

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Trazabilidad: Sin darnos cuenta, un proceso simple para Heladcón

¿Que es y que conlleva la Trazabilidad?

La transformación de ingredientes en un producto definitivo, y el control de todos ellos entre sí es básicamente lo que se denomina Trazabilidad. En otras palabras Trazabilidad es la capacidad para reconstruir la historia de un producto mediante información confeccionada y/o seleccionada para este fin. Este término apareció en 1996 como respuesta a las exigencias de los consumidores los cuales se implicaron sobremanera a raíz de las crisis sanitarias que brotaron en distintos países de Europa, en algunos con más fuerza que en otros.

La exigencia de trazabilidad aparece específicamente recogida en el Reglamento (CE) n° 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2002.

Mediante estos reglamentos se establecen los principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria, se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria. (CAP I Definiciones Art. 3 y CAP II Trazabilidad Art. 18).

De importancia capital para garantizar la seguridad alimentaria de los consumidores, nos permite disponer de una forma rápida de toda la información sobre un alimento, se puede conocer, en caso de fallo dónde se produjo éste y permite ofrecer una mayor garantía al combinarlo con el sistema APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos).

A partir de enero de 2005, la aplicación de la directiva es obligatoria en todos los países de la Unión Europea.

La Trazabilidad es de vital importancia para la protección de la salud de los consumidores ante cualquier mínima incidencia ocurrida, y por supuesto arroja un seguimiento y una transparencia en el procesado de los productos elaborados, que es lo que nos incumbe en el ámbito heladero.

Por otra parte, es indiscutible que el control y gestión de una trazabilidad bien llevada mejora la imagen y favorece de cara al consumidor la comercialización de un producto fiable pues todo ello redunda en seguridad hacia estos.

¿Que ofrece Heladcón al Profesional Heladero?

Y es que, realmente los sectores alimenticios de los pequeños comerciantes, aún no terminan de fraguar la conciencia de un término no muy bien conocido como es la trazabilidad, pero que cada vez se está persiguiendo con más fuerza. El heladero está obligado a poner a disposición de los organismos de control pertinentes los elementos que componen su sistema de trazabilidad.

Somos conscientes de que una trazabilidad inequívoca tanto de los alimentos como de sus ingredientes es una cuestión muy compleja, a la vez que compleja es la misión encomendada de llevar a buen puerto el seguimiento de todos los productos, desde que entran por nuestro almacén hasta que salen de nuestras neveras, con un seguimiento exhaustivo y metódico. Sin lugar a dudas, llevar la trazabilidad de dos palés de 500 Kgr. de Sacarosa cada uno y con igual lote, y además con destinatarios externos se antoja bastante completo sin un buen sistema informático y específico para el heladero.

Precisamente lo que queremos conseguir es, con el uso y entendimiento de esta sencilla guía, y con las potentes herramientas que Heladcon pone a disposición de sus usuarios, saber que tenemos las herramientas valiosas y precisas para que la cadena del trazado de nuestros productos, no se rompa en ningún momento y no prescinda de ningún eslabón. Por supuesto, todos los registros que el heladero debe mantener para garantizar la reconstrucción de la historia de un producto, es importante y vital que estos registros identifiquen a las mercancías de forma inequívoca: este es el NUMERO DE LOTE.

Mediante estos, Heladcon controla perfectamente y sin ningún trabajo extraordinario, la trazabilidad de la producción y elaboración de nuestro MIX y de nuestros productos elaborados al final de la cadena con destino al consumidor, y por supuesto de todos y cada uno de los ingredientes recepcionados en nuestro establecimiento. Es decir la Trazabilidad hacia adelante y la Trazabilidad hacia atrás.

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Trazabilidad hacia adelante

Entiéndase por este concepto, la trazabilidad de un ingrediente involucrando en esta traza a todos los productos elaborados y bases de mix que se han utilizado con el lote de ese ingrediente concreto.

Todos los datos relativos a la trazabilidad de un ingrediente concreto, los gestionamos en la opción de Trazabilidad hacia delante, arrojando el informe en la misma pantalla incluso los destinatarios externos a los que le suministramos productos con ese ingrediente.

Para ello, a través de esta opción de menú Heladcon nos permite con una facilidad extrema consultar absolutamente todo el historial de ese ingrediente hasta su llegada al consumidor final. Todo ello con un lujo de detalles espectacular, y por supuesto con la facilidad de poder imprimir la trazabilidad que deseemos.

Trazabilidad hacia atrás

El caso inverso al que hemos visto anteriormente, es el buscar la trazabilidad de un producto elaborado, incluyendo si fuese el caso, la trazabilidad paralela de la base de MIX que se ha utilizado para la elaboración de ese producto concreto.

En lo referente a productos elaborados finales, en la opción de Trazabilidad hacía atrás, veremos todos los ingredientes y números de lote utilizados en ese producción, incluso en la del MIX utilizado. También nos arrojará el suministro a Terceros de ese lote.

De la misma manera que en el caso anterior, con solo seleccionar de un sencillo listado el producto y número de lote del cual deseamos ver la trazabilidad completa, tendremos toda la información en pantalla, tanto de los ingredientes utilizados para la elaboración del producto elaborado y sus correspondientes Números de Lote, como todos los ingredientes utilizados en la base del MIX, en el caso de que se haya utilizado una base para la producción final del sabor elaborado.

Guía práctica de Trazabilidad

Y para terminar con toda la gestión de trazabilidad que Heladcon le aporta a nuestros clientes, hemos incorporado también una Guía Práctica de Trazabilidad, un extenso y detallado documento de 9 páginas, el cual explica e informa perfectamente según la legislatura vigente, todo el proceso, términos, glosario, y flujograma sobre todo lo referente a la trazabilidad en general.

Stock de Cubetas: Gestión de Tipos, Cantidades y Neveras

Heladcón contempla la posibilidad de controlar el stock de nuestras cubetas en la cámara o distintas cámaras de frío que tengamos, y la retirada fácil y muy rápida de estas para su venta.

Cuando se realiza la elaboración de un producto final en Heladcon, se nos ofrece la posibilidad de indicar la cantidad de cubetas o envases, seán del tipo que sean, el lugar donde las almacenamos, para de esta forma tener un control absoluto de nuestro stock en las cámaras, y mediante un entorno gráfico muy sencillo y vistoso poder ir retirando las cubetas o envases que salen a nuestras neveras del salón, o bien retirada masiva de estas mediante la realización de albaranes para suministro externo.

El Control de Cubetas en nuestras cámaras

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Con esta interfaz totalmente gráfica, gestionamos de forma sumamente sencilla la retirada de cubetas, cuando estas pasan de nuestras neveras a las vitrinas del salón para su venta al público.

Mediante sencillos filtros que Heladcon incorpora, en unos segundos podemos consultar nuestro stock bien por sabores o bien por neveras. De esta forma sabremos que tenemos, cuanto y donde de un sabor concreto, o bien consultar por cámaras para saber lo que hay en cada una de ellas.

Por supuesto Heladcon le permitirá imprimir listados de sus existencias bien agrupadas por sabores, o bien agrupadas por neveras.  

En esta pantalla se gestiona la retirada individual de cubetas de las cámaras. La opción de retirada masiva es mediante al realización de albaranes de suministro de mercancía a Terceros.

También tenemos la opción en esta pantalla de realizar un Intercambio de Neveras, es decir, traspasar cubetas o envases de una nevera a otra, en la cantidad que deseemos, puediendo combinar el stock en cuantas neveras deseemos.

La otra forma de retirar cubetas de nuestras cámaras es mediante la realización de albaranes a terceros, para suministro de productos elaborados. Cada vez que en un albarán demos salida a un producto elaborado que Heladcon sabe que existe stock en alguna de las cámaras, nos ofrecerá la posibilidad de la retirada masiva de cubetas de las cámaras, para aquellas empresas que tienen una gran producción al exterior, franquicias, grandes obradores, etc.

Cada vez que guardamos producciones en nuestras cámaras, tenemos la posibilidad de dejarlas reservadas para un cliente concreto. De esta forma el programa nos indicará en todo momento la reserva realizada, no permitiéndo la retirada de esas cubetas que se encuentran reservadas. Únicamente lo permitirá la salida de un albarán de entrega de mercancía al cliente.

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Autocontrol, Higiene y Puntos Críticos

Autocontroles debidamente archivados ¡No más Papeles!

Con independencia y de forma totalmente paralela a los procesos de elaboración y todo el circuito completo de ventas, la otra parte bien diferenciada de Heladcón y no por ello menos importante e igualmente potente es lo referente a AutoControl e Higiene de heladerías y establecimientos y fábricas heladeras.

En referencia a los controles, los cuadros de gestión A.R.C.P.C. que exige el Real Decreto, obliga a llevar unos Registros de Controles donde Heladcón, con suma facilidad y procesos muy automatizados, guarda todos los cuadros de gestión que posteriormente se pueden consultar o imprimir, bien por fechas, productos elaborados, proveedores, lotes, trazabilidad en ambos sentidos, etc. y es aquí donde Heladcón se defiende como pez en el agua de cara a las inspecciones sanitarias teniendo siempre a mano y sin archivar ni un solo papel, todos los informes que nos pueden ser requeridos.

Ante cualquier requerimiento de informes y listados de autocontrol, de cara a las inspecciones sanitarias periódicas o por nuestro propio interés, con solo pulsar un botón en la ventana de Impresión, tenemos absolutamente cualquier informe requerido al alcance de la mano en un solo segundo.

A través de Autocontrol e Higiene gestionaremos:

  • Las Incidencias y las medidas correctoras usadas para solucionarlas
  • Control de Limpieza
  • Control de las Temperaturas de las Cámaras
  • Control del Cloro del Agua
  • Control de Análisis bacteriológicos de los Productos Elaborados así como de Plagas
  • Verificación de la Materia Prima de No Frío
  • Vigilancia Preventiva y Mantenimiento Correctivo de la Maquinaria
  • Planes de Higiene Personalizados
  • Acceso directo a nuestros Certificados de Manipuladores de Alimentos
  • Planes de Mantenimiento y Calidad de las Instalaciones, Maquinaria y Utensilios
  • Plan de Control de Residuos

Todos estos procesos son controlados por Heladcón con total detalle, y lo más importante es que no hay que emplear tiempo alguno en ello, pues es una labor que Heladcón junto con el usuario puede automatizar de forma excelente para que no perdamos el tiempo en este engorroso papeleo cotidiano y nos dediquemos realmente a lo nuestro: a fabricar helados.

Módulo para las Inspecciones Sanitarias

Heladcón está sobradamente reconocido como una útil y potentísima herramienta de cara a las Inspecciones Sanitarias, cumpliendo con todos los procesos y requisitos legales que la Administración nos obliga. En este sentido el equipo de Heladcón está constantemente pendiente de los requisitos legales y sus modificaciones para tener el programa totalmente actualizado a las peticiones en cada momento. En una única pantalla y sin salirnos de ella, tenemos todo lo que necesitamos para cubrir las peticiones de las Inspecciones Técnico-Sanitarias en el ámbito heladero.

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Administración y Ventas. Suministro a Clientes

Heladcón controla de forma exhaustiva toda la producción de venta al exterior, generando albaranes de entrega de mercancía de nuestros productos elaborados, gestionando números de lote y trazabilidad automáticamente. Entiéndase por la producción al exterior aquella que es suministrada a Terceros (Clientes) que a su vez comercializan nuestros productos al cliente final (por ejemplo, Restaurantes, Cafeterías, Hoteles, etc, etc.). La potencia de Heladcón igualmente nos permite suministrar, no solo nuestras elaboraciones, sino también materia prima de nuestro almacén si desearamos incluirla en la venta. Tanto el almacén de ingredientes como el almacén de nuestros productos elaborados pueden ser albaranados.

También disponemos de una herramienta de consulta e impresión detallada de toda la producción al exterior, por destinatarios, sabores, lotes, y pudiendo valorar cualquier entrega filtrada entre dos fechas dadas o bien localizar rápidamente los destinatarios de un número de lote concreto.

La Gestión de Clientes

Heladcón cuenta con una completísima gestión de Clientes, y con una pantalla que nos ofrece cantidad de posibilidades. Incluye un CRM de Clientes (Customer Relationship Management) donde registrarmos todas las acciones que nos interesen de cada cliente (Llamadas entrantes o salientes, envio o recepcion de mails, visitas, presupuestos, etc, etc) con la posibilidad de crear alarmas de recordatorios a largo o corto plazo, las cuales no serán recordadas a título de notificación en la pantalla principal de Heladcón, con una antelación de 7 días a que se produzca la acción. Una completa gestión de CRM nos permite tener controladas todas las acciones con cada uno de nuestros clientes.

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Generación de Albaranes: Producción de Venta al Exterior

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La Herramienta mediante la cual Heladcón controla el suministro de mercancía a Clientes, es la Generación de Albaranes. Con toda la potencia que podemos requerir de este tipo de documentos, podemos realizar albaranes a nuestra base de datos de clientes, bebiendo en todo momento de la producción realizada, sus números de lotes, o incluso vincular esta búsqueda a la existencia de stock, mediante el control de cubetas en nuestras cámaras.

También Heladcón nos va a permitir realizar Albaranes desde nuestro Almacén Principal. Es decir, podremos emitir una línea de albarán con cualquier ingrediente, producto o artículo que tengamos en nuestra Entrada de Mercancías, controlando en todo momento y de forma rigurosa el stock.

Igualmente nos ofrece la posibilidad de introducir, si así lo deseamos, líneas manuales en los albaranes, no vinculadas ni a la producción ni a nuestro almacén.

La generación de albaranes contempla la posibilidad de distinta dirección de entrega a la dirección fiscal que tengamos de nuestros clientes, así como poder contemplar la forma de pago para la futura factura, el operario que ha realizado el albarán y un amplio campo de observaciones que se imprimirá al pie del documento.

Contamos con la posibilidad de filtrar, en esta misma pantalla, los albaranes por destinatarios, por facturación, por serie, etc, etc.

Ni que decir tiene que tras la emisión de cada una de las líneas de nuestro albarán se genera el proceso de baja del stock de la mercancía albaranada atendiendo al producto/lote que se esté suministrando en todo momento.

Toda la Potencia del Código de Barras de Heladcón

Vendemos Unidades y/o Vendemos Cajas

Heladcón ha creado su propio código de barras interno, el cual nos permite realizar albaranes de una forma espectaculármente rápida usando el lector de código de barras. En un código de barras de una potencia enorme, pues nos identifica de forma inequívoda una elaboración, el sabor, el número de lote, la fecha de consumo preferente, el precio a aplicar dependiendo del cliente, el tipo de envase y si es unitario o es una caja contenedora de X unidades. Todo esto hace que la emisión de un albarán sea de una rapidez tremenda, y lo más importante evitando errores humanos.

Hemos incorporado las unidade de paletización, para que el usuario del programa pueda vender de forma indistinta tanto cajas como unidades, restando en cada caso del almacén de cubetas la mercancía albaranada, siempre por unidades sea la venta del tipo que sea.

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printalbUna sencilla utilidad de impresión, nos permitirá imprimir nuestros albaranes en siete formatos distintos, ajustándose de esta forma y con toda seguridad a cualquiera de nuestras preferencias.

Por supuesto y como es preceptico por Ley, todas las líneas de nuestros albaranes en referencia tanto a productos elaborados como a materia prima de nuestro almacén, iran identificadas con su correspondiente Número de Lote así como la fecha de consumo preferente (sea del helado, del ingrediente o de la elaboración en cuestión)

Retirada masiva de cubetas desde nuestros albaranes

Cada línea de albarán generada a partir de cubetas con stock disponibles en nuestras neveras, Heladcon nos permite realizar desde el propio albarán la retirada masiva de cubetas, en base a la utilización de las mismas para poder suministrar el producto elaborado que estamos vendiendo. De forma automática el programa detectará si procede o no la retirada de las cubetas.

Consultas e Impresión de mi Producción al Exterior

Toda la producción externa podemos consultarla, imprimirla, etc, desde la ventana de Consultas e Impresión de mi Producción al Exterior.

En el tema de la impresión, todo esto lo podemos obtener en detallados informes de forma totalmente valorada y agrupada por cada uno de los conceptos..

Esta gestión nos permitirá ver todos y cada uno de los productos elaborados suministrados, con su documento de procedencia, fecha, número de lote, nombre del destinatario, cantidad suministrada y precio. En base a todos estos datos de los que disponemos, tenemos potentes filtros para realizar búsquedas o filtros entre fechas, por destinatarios, por sabores, o lo que es más importante, saber en todo momento un lote concreto a que destinatarios le ha sido suministrado.

Heladcón

Gestión Profesional: Almacén, Recetas, Producción, Etiquetado, Trazabilidad, Gestión de Clientes, Ventas...

HeladFx

Creación de Recetas, Balanceo y Equilibrado. Información de Alérgenos y Datos Nutricionales.

Factu-E

Módulo de Facturación de Albaranes conectado a Heladcón. Gestión de Remesas Bancarias

Heladcón AutoVenta

Módulo de Venta para Comerciales en calle totalmente sincronizado con Heladcón. De gestión muy rápida y ágil.
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